femme derrière son écran d'ordinateur

Comment écrire un mail d’accompagnement d’envoi de communiqué de presse ?

Quand on s’occupe des relations presse d’une campagne de communication, la rédaction du mail qui accompagne l’envoi du communiqué de presse est l’un des éléments les plus importants pour réussir sa campagne. En effet, il doit à la fois capter l’attention de son destinataire, donner les informations essentielles et permettre au journaliste de vous recontacter ensuite sur le sujet.

Quelles informations donner dans le mail d’envoi du CP ?

Avant de se lancer dans la rédaction du mail, la première chose à faire est de se poser la question suivante : quelles sont les informations qui doivent absolument figurer dans le corps du mail ?

femme qui envoie des mails

Le mail qui accompagne l’envoi du communiqué de presse n’est pas une simple formule de politesse, il permet à une marque de se démarquer, de créer un relation unique avec son destinataire et, c’est la finalité que tout attaché de presse désire, de créer l’opportunité, l’occasion de relayer l’information et de créer un contenu qui la mette en avant.

Car non, un journaliste n’est pas là uniquement pour relayer l’information en faisant un copier/coller de votre communiqué de presse. Si votre mail capte son attention, que l’information suscite sa curiosité alors il sera amené à relayer celle-ci de sorte à ce qu’elle intéresse le public cible.

Les bonnes pratiques pour l’envoi de vos communiqués de presse

Le corps de mail doit donc comprendre certaines informations pour donner de façon globale l’information à relayer :

  • S’il s’agit d’un événement les date et lieu de ce dernier,
  • S’il s’agit d’une campagne plus globale, l’objectif de celle-ci,
  • Les chiffres aident toujours à retenir l’attention, n’hésitez pas donc à les utiliser,
  • Le fait de relier l’info à l’actu permet au journaliste de voir les opportunités de rédaction d’article, d’angles journalistiques possibles à  mettre en place,
  • Un question qui va emmener le journaliste à se questionner sur le sujet
  • Une image qui illustre bien votre contenu…

Lorsque vous envoyer à un journaliste qui n’est pas spécialisé, utilisez des comparaisons et des métaphores pour que ce dernier puisse bien comprendre le sujet et ses enjeux. L’idée est de vulgariser, sans prendre votre destinataire pour un total ignorant. Soyez éloquent et pédagogue !

Aussi, comme pour tous envois de mails, certaines règles d’usage sont à suivre :

  • Personnaliser le mail en s’adressant directement à la personne à qui on envoie le mail en citant par exemple son nom ou sa fonction,
  • Mettre en page ses propos et utiliser les attributs typographiques pour mettre en lumière certaines informations,
  • Saluer, utiliser des formules de politesse selon votre connaissance ou non de la personne relai (journaliste, influenceur, blogueur ou pigiste).

Une fois tout cela fait et votre corps de mail rédigé, vous pourrez passer à l’étape suivante : le choix d’un objet accrocheur.

Ecrire un objet de mail : un exercice pas toujours évident à effectuer

L’objet du mail est l’élément le plus important de cet envoi car c’est lui qui va conditionner l’ouverture ou non de votre mail. En effet, il faut savoir que les journalistes reçoivent des tas de mails chaque jour pour relayer des informations, parfois jusqu’à 200 par jour.

notification de mails sur le téléphone

Il faut bien se mettre à la place de votre destinataire : si en moyenne, un journaliste reçoit 60 jours, alors il va falloir être malin pour susciter son intérêt ! Plutôt que d’arroser en masse les journalistes, essayez plutôt de bien choisir vos destinataires pour que ces derniers relayent votre communiqué de presse. Le fait de cibler à chaque envoi va vous permettre d’avoir des meilleures retombées.

Il existe deux façons de choisir un intitulé pour son mail :

  • Etre clair et mentionner [CP] ou [Communiqué de Presse]. Cela évite que son mail tombe dans les spams ou soit directement mis dans la corbeille.
  • Choisir d’utiliser une partie de l’info percutante, l’appel à l’action (CTA), que vous avez à relayer. Ce choix est plus risqué mais il peut donner de beaux résultats.

Aussi, si le journaliste vous connaît vous pouvez personnaliser le nom de l’expéditeur en modifiant votre prénom et votre nom. A l’inverse, si vous n’avez jamais eu aucun contact avec ce dernier et que vous envoyez le mail de la part d’une entreprise ou d’une agence de relations presse, alors mieux vaut utiliser le nom de la dite entreprise.

Quand envoyer un mail pour l’envoi d’un communiqué de presse ?

L’envoi de votre mail se programme. Vous pouvez par exemple élaborer un planning d’envoi de vos campagnes pour que celles-ci soient le plus efficaces possibles.

femme qui élabore un planning d'envoi de mail

Le créneau de diffusion parfait n’existe pas, l’heure et le jour auxquels vous allez envoyer votre mail d’accompagnement du communiqué de presse dépend de plusieurs facteurs, notamment :

  • Qui allez-vous contacter ?
  • Que concerne l’information à relayer ?
  • Le journaliste en question est-il beaucoup solliciter ?

Si, en revanche, vous n’avez aucune idée du moment idéal pour envoi votre mail, faites plusieurs essais : à 7h50 le mardi, à 12h45 un jeudi, … Veillez à éviter les envois le vendredi car avant le week-end le mail n’aura pas le temps d’être traité et se noiera dans la masse, mais aussi le lundi matin ou encore en semaine en fin de journée car il ne sera pas lu avant le lendemain matin (s’il est lu).

Comment s’adresse à un journaliste ?

Sachez que maintenant l’envoi d’un communiqué de presse ne se fait pas uniquement par mail. Chaque journaliste a ses préférences en terme de canaux de communication :

  • Certains aiment un contact direct par téléphone,
  • D’autres aiment faire leur propre sélection en réceptionnant des mails dans leur boite de réception,
  • D’autres encore préfèrent le contact via les réseaux sociaux

Vous devez donc décider d’utiliser l’une des deux techniques : celle du pêcheur ou celle du chasseur. Le premier va envoyer un mail et attendre quand le deuxième va venir attraper sa proie (le journaliste). L’un observe, attend patiemment, l’autre va venir chercher le journaliste derrière son bureau.

Concernant le ton à employer, là aussi c’est à vous de voir quelle relation vous voulez débuter avec votre destinataire. A noter qu’on ne s’adressera pas de la même manière à un journaliste qu’à un influenceur et que le canaux de communication utilisé changera aussi votre discours.

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