Une newsletter interne est un mail contenant des informations à l’attention du personnel d’une structure et qui porte généralement sur la vie de l’entreprise. A ce titre, plusieurs entreprises utilisent cet outil régulièrement pour faire leur communication interne. Découvrez ici des manières efficaces de communiquer et de créer une newsletter interne originale.
Sommaire de l'article
L’utilisation de l’emailing interne s’est largement répandue au cours de ces dernières années, notamment grâce à l’apparition des smartphones. Avec ces derniers nous pouvons consulter un peu plus souvent nos courriels grâce à des notifications reçues en temps réel.
Elle a ainsi apporté une originalité dans la communication en milieu professionnel. Elle a donc brisé les voies de transmissions des informations administratives parfois lentes. Pour créer des newsletters internes originales, il est important de suivre certaines règles importantes.
L’emailing interne est un canal d’informations relatives à tout ce qui se fait en entreprise. A ce titre, elle sert à communiquer des informations d’ordre général, c’est-à-dire qui concernent tous les salariés ou un noyau de collaborateurs au sein de l’entreprise.
Pour des informations personnelles et confidentielles par exemple, ce n’est pas le canal le plus recommandé. C’est la raison pour laquelle, pour chaque newsletter interne, vous devez définir la cible.
Il est important que la newsletter interne soit originale et percutante. Pour cela, il faut qu’au moins une fois tous les deux mois, un éditorial soit réservé au directeur de la structure pour un mot à l’endroit des travailleurs.
Un emailing n’est pas le canal des longues explications non plus. Pour une communication interne réussie, elle doit à la fois être graphique (images, vidéos…) et textuelle. Le contenu doit être concis et touché aux détails importants uniquement.
En plus, la newsletter doit comprendre les actualités et le calendrier de l’entreprise. Les actualités permettent de retracer les faits marquants de l’entreprise au cours de la période définie. Ce n’est pas l’endroit d’aller dans les détails. Un titre, un chapeau et un lien sont largement suffisants ici. Le lien redirige vers l’article complet si vous cliquez dessus.
Le calendrier quant à lui récence les évènements majeurs de l’entreprise. C’est le cas de la date d’une assemblée générale, journée d’intégration de nouvelles recrues, sortie d’un nouveau produit ou service.
Il est en outre indispensable qu’une newsletter interne soit composée d’une rubrique RH. Celle-ci est consacrée à la gestion du personnel. Elle précise l’évolution des postes au sein de la structure de même que les éventuelles modifications dans l’appareil administratif.
N’hésitez surtout pas à utiliser les données chiffrées dans ce cas ou les autres. Elles sont exactes et donnent une idée claire de la réalité des choses. Avec les chiffres, vous avez un texte bien aéré.
Enfin, il faut accompagner les newsletters du logo et des couleurs de l’entreprise afin de créer une bonne fusion graphique. Ça donne un aspect plus attrayant à vos e-mails et les personnalise.
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Comment écrire un objet de mail original ?
L’objet de votre emailing dépend de son contenu. Il décrit en quelques mots le contenu de l’e-mail. Il est obligatoire et pour des raisons professionnelles et de cohérence, il est mieux de l’indiquer, sans quoi le destinataire ne cliquera certainement pas sur les emails pour les ouvrir.
L’objet du mail doit être évocateur. Il permet au destinataire de juger s’il faut ouvrir immédiatement le mail tout de suite ou non.
Ainsi, l’objet de mail doit :
- Etre court et concis ;
- Etre explicite ou, au contraire, susciter la curiosité du destinataire ;
- Comprendre les informations essentielles en début d’objet ;
- Ne pas utiliser certains mots qui risqueraient de placer directement le mail en spam ;
- Etre personnalisé….
Tous ces éléments vous permettront de créer un objet de mail unique et original pour vos collaborateurs.
La newsletter est un message qui se distribue en masse. Que ce soit en marketing ou en stratégie de communication interne, vous aurez besoin d’une liste de diffusion et d’un application vous permettant d’envoyer ces mails instantanément.
En marketing, ce sont les personnes elles-mêmes qui souscrivent en y adhérant volontairement. Pour la communication interne, c’est plutôt la liste de diffusion des salariés qui est utilisée.
La structure
En raison du temps très limité que nous consacrons à la lecture des e-mails, une newsletter doit aller directement droit au but. On parle du principe de la pyramide inversée.
L’information la plus importante de votre mail doit apparaître dès les premières lignes du mail. Au sein d’une entreprise, il est permis que les newsletters abordent les détails en relayant vers des rubriques du site internet de la structure. Cependant, ils doivent rester très succincts pour appeler le travailleur à l’action ou pour qu’il saisisse le sens du mail. Les employés veulent comprendre et mesurer en quelques secondes l’importance de l’information.
La newsletter interne est envoyée toutes les fois qu’il y a besoin de communiquer au sein de l’entreprise. Toutefois, elle doit être envoyée souvent pour garder une connexion entre la direction et les collaborateurs. Selon une périodicité clairement définie, des mails peuvent être envoyés aux salariés. Il s’agit dans ce cas davantage d’un format de type magazine qui détaille des aspects de la vie sociale de l’entreprise.
Comment mettre en place un emailing original dans une entreprise ?
La mise en place d’un email global implique de connaître ses étapes. Celles-ci commencent par la définition de l’objectif. Ce point ramène directement à l’objet de la newsletter.
Ensuite, il y a la veille concurrentielle et sectorielle. Cette étape vise à recenser les évolutions dans le secteur d’activité de l’entreprise. Ainsi, en mettant tous les employés à un même degré d’information, l’entreprise leur lance le défi d’accroître leurs performances pour être les leaders dans leur domaine d’activité.
Enfin, vous devez contrôler la performance de votre newsletter interne. Elle s’apprécie par rapport à l’audience de votre mail. Il existe des outils vous permettant de vérifier :
- Le taux de de livraison ;
- Le taux d’ouverture ;
- Les clics sur des liens éventuels qu’elle contient.
Ces données vous aident à quantifier l’efficacité de votre stratégie de communication interne et l’adhésion/l’intérêt des employés à l’information transmise.
Exemple d’un email interne original
Comment rédiger un objet qui incite au clic ?
Réfléchissons d’abord à un objet original. C’est bien l’objet du mail qui permettra de booster le taux d’ouverture. Par exemple, si vous souhaitez annoncer une nouveauté ou un changement dans votre entreprise, vous serez peut-être tenté de rédiger un objet comme suit :
Les nouveautés de votre entreprise cette année
Cet objet de mail est très informatif, mais relativement froid et incite peu au clic. Vous pouvez l’améliorer en revoyant l’ordre et la graphie des éléments, par exemple :
[2022] Les nouveautés et changements chez NOM DE L’ENTREPRISE
Si vous souhaitez aller plus loin et encore maximiser les clics, il va falloir être encore un plus incitatif ! Un exemple :
Ce qui vous attend pour 2022 (attention, ça bouge !)
L’utilisation des parenthèses met un peu plus en avant le « attention, ça bouge ! » et même si les informations sont quasiment identiques aux deux précédents objets, le dernier incite beaucoup plus à l’ouverture du mail.
Notre conseil donc : commencez par rédiger l’objet de façon très formelle, puis essayez de le rendre plus intéressant à travers l’utilisation de parenthèses, de crochets, de graphies différentes ou encore en modifiant l’ordre des syntagmes. Après quelques minutes de réflexion, votre objet de mail doit déjà avoir fière allure !
Le premier élément est lié à l’information que vous souhaitez véhiculer. Si celle-ci n’est pas digne d’intérêt, il sera difficile d’axer votre communication sur celle-ci. Retenez bien que la communication ne peut transformer une information de basse qualité en centre d’intérêt de premier plan. Il faut donc communiquer à bon escient, lorsque le contexte le permet.
Si vous avez un élément ou une information qui mérite d’être communiquée à travers votre newsletter interne, suivez les 3 conseils suivants lors de la création du mailing :
- Soyez bref. L’information a plus de valeur que le nombre de mots dans vos emails. Allez à l’essentiel. Si vous avez beaucoup de choses à expliquer pour compléter l’information principale, utilisez un autre support (blog, site, vidéos, podcast…) qui va compléter votre mailing et aider les employés à comprendre.
- Soyez clair. Il n’y a rien de pire qu’une information ambigüe ou qu’un changement mal compris. Faites attention au sens des mots et éviter l’utilisation de tournures négatifs : plus vos phrases sont courtes et affirmatives, mieux l’information passera.
- Soyez professionnel. Même si vous voulez apporter de l’originalité à vos newsletters internes, le professionnalisme et la rigueur sont de mise. Cela ne vous empêche pas d’être moins formel dans vos tournures ou d’ajouter des éléments plus légers que de coutume (images, GIF, clins d’oeil…).
Votre emailing trouvera son originalité dans votre façon de faire passer l’information et dans les différents supports que vous ferez cohabiter pour préciser, enrichir et partager l’information en question.
