Pour une entreprise existante ou en instance de création, la gestion de la trésorerie est un enjeu de taille pour la bonne marche des activités. Ainsi, pour prévoir et anticiper les différents mouvements financiers de votre société, il est conseillé de réaliser un budget prévisionnel.
Ce dernier peut d’ailleurs être réalisé à l’aide d’un programme informatif très connu en la matière : Excel. Découvrez ici ce qu’est un budget prévisionnel et quelques astuces pour le créer grâce à ce logiciel.
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Pourquoi Excel est un outil parfait pour établir son budget prévisionnel ?
Logiciel tableur, Excel est un programme informatique très sollicité pour la réalisation des budgets prévisionnels. Il est préféré des petites entreprises pour l’établissement de leurs prévisions financières, car il permet une gestion plus efficace de données de petite ou moyenne taille.
Faisant partie de la suite bureautique de Microsoft, le programme Excel est très populaire auprès des utilisateurs. Il est facile à prendre à main et vous permet en un seul tableau de disposer d’une feuille de route pour gérer la trésorerie de votre entreprise.
Grâce aux formules de calcul qui peuvent facilement être intégrées, le budget prévisionnel via Excel vous permet de chiffrer les objectifs de votre entreprise. Ainsi, il vous sera plus facile de prendre des décisions tout au long de l’année pour ajuster la santé financière de votre société.
Comment faire un budget prévisionnel sur Excel ?
Un budget prévisionnel prend généralement la forme d’un tableau qui met en relation les mois de l’exercice, c’est-à-dire la période sur laquelle le budget sera réalisé, et les rentrées ou sorties d’argent. Le plus souvent, les lignes du tableau représentent les situations de rentrées et de sorties d’argent pour l’entreprise alors que les colonnes sont mises pour les mois.
Le principe du tableau du budget prévisionnel est de faire figurer et d’organiser tous les décaissements (sortie d’argent) et encaissements (rentrées d’argent) de l’entreprise. L’organisation de ces données se fait en sous-catégories permettant d’avoir une vue plus idéale de la trésorerie de l’entreprise.
Comment renseigner les encaissements ?
Dans les premières lignes du tableau de votre budget prévisionnel, renseignez toutes les rentrées d’argent que votre entreprise attend dans les mois à venir. Voici des exemples d’encaissements que vous pouvez lister dans votre budget prévisionnel.
- Facturation / vente client ;
- Aides financières ou subventions ;
- Apports en compte courant ;
- Apports en capital ;
- Affacturage, prêts bancaires, etc ;
- Crédits de TVA (au cas vos activités vous permettent de déduire plus de TVA que vous n’en collectez), etc.
Les catégories d’encaissement présentées ci-dessous ne sont pas exhaustives. De plus, elles varient suivant les activités de chaque entreprise. Il importe donc de bien se renseigner en la matière avant de se mettre dans l’établissement de votre budget prévisionnel.
Par ailleurs, il faut rappeler que chacune de ces catégories peuvent être décomposées afin de permettre une gestion plus simplifiée. Ainsi, vous pouvez par exemple décomposer vos ventes suivant les paiements (chèque, carte bancaire, espèce).
Comment renseigner les décaissements ?
Après avoir renseigné vos encaissements, faites le même exercice avec les décaissements de votre entreprise. Il existe deux types de sorties d’argent que vous effectuez dans le cadre de vos activités.
Les charges variables
Ce sont les dépenses liées aux activités de votre entreprise et qui peuvent augmenter ou diminuer suivant plusieurs facteurs. Parmi les plus courantes il y a :
- Achats de matières premières ;
- Coûts de production ;
- Frais de la logistique ;
- Le recours aux prestataires, etc.
Les charges fixes
Il s’agit des frais dont vous devez vous acquitter indépendamment des activités de votre entreprise. Parmi ces charges, vous pouvez avoir :
- Frais de locaux (loyer, eau et électricité, entretien général, aménagement, etc.) ;
- Frais de personnel (salaires, charges sociales et patronales, charges d’intérim, etc.) ;
- Assurances ;
- Marketing ;
- Frais bancaires ;
- Impôts, etc.
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Comment calculer le budget prévisionnel ?
Dans la feuille de calcul d’Excel, le budget prévisionnel se présente comme le résultat de la différence entre les encaissements et les décaissements. Il doit toujours être calculé en TTC (Toutes Taxes Comprises). Par contre, le compte de résultat doit lui être réalisé en HT (Hors Taxes). Par ailleurs, dans le calcul du prévisionnel de votre trésorerie, il faut prendre en compte la TVA.
Il existe des modèles préconfigurés de budget prévisionnel Excel que vous pouvez trouver sur internet pour établir le vôtre. Présenté avec des commentaires, il est facile à comprendre. Ces tableaux financiers vous invitent juste à remplir les décaissements et les encaissements de votre entreprise afin de disposer de son budget prévisionnel.
Par ailleurs, il faut rappeler que certains de modèles peuvent intégrer le calcul de la TVA alors que d’autres ne le font pas. Il vous faut donc être vigilant en les utilisant afin d’être sûr de faire figurer toutes les informations dont vous avez besoin.
Au fait, c’est quoi un budget prévisionnel ?
Un budget prévisionnel est un document informatif qui donne une allure de l’état financier d’un établissement sur une période. Souvent présenté sous forme de tableau, le budget prévisionnel prévoit les dépenses et les recettes d’une entreprise. Il permet de projeter dans un futur plus ou moins proche (1, 3, 6 ou 12 mois) l’état de ses activités financières.
Dans le tableau du budget prévisionnel, le gestionnaire établit les encaissements (rentrées de fonds) et les décaissements (sorties de fonds) possibles pour une période donnée. Ainsi, il pourra définir les objectifs de son entreprise et orienter les activités afin de les atteindre. En fin d’exercice ou à un certain moment, le budget prévisionnel peut servir de référence pour comparer les réalités aux prévisions faites.
