Formalité incontournable, l’approbation du dépôt de comptes incombe à tout type d’entreprise, quel que soit son statut. Encore peu intégrée dans les mœurs des firmes, cette démarche juridique est pourtant obligatoire. En réalité, cette procédure permet aux associés de s’assurer de la bonne gestion de l’entreprise. Compte tenu de son caractère important, l’approbation de dépôt de compte doit suivre une démarche bien précise. Comment faut-il s’y prendre pour faire approuver son dépôt de compte ? Tour d’horizon.
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Des étapes préalables à l’approbation des comptes
Si vous êtes un autoentrepreneur, l’approbation des comptes annuels de votre firme est une démarche incontournable. Cependant, certaines étapes préalables doivent être effectuées avant la validation de vos comptes.
Établir les comptes annuels de l’entreprise
À l’instar de votre année fiscale, il est important de clôturer également votre exercice social. À cet effet, trois documents fondamentaux doivent être rédigés. Il s’agit notamment du bilan comptable de l’entreprise, du compte de résultat ainsi que de l’annexe financière. Compte tenu de la complexité de l’opération, confier cette tâche à un professionnel s’avère souvent indispensable. Par ailleurs, notez que le contenu des comptes annuels varie en fonction de la taille de la firme.
Produire votre rapport de gestion
Cette étape s’effectue juste après la clôture des comptes sociaux de la firme. En réalité, ce rapport est un récapitulatif de la gestion entreprise effectuée par le gérant de la société. Transmis à vos associés, le document leur permet de se rendre compte de l’évolution de la boîte. De ce fait, le rapport de gestion doit impérativement présenter certaines données clé. Il s’agit entre autres des problèmes d’intendance rencontrés durant l’année écoulée ainsi que des succès enregistrés. Aussi, le chiffre d’affaires obtenu et les charges excessives de l’entreprise sont autant d’informations à mentionner dans le compte rendu. En outre, des propositions de projets à entreprendre peuvent aussi figurer dans le rapport.
La procédure d’approbation du dépôt de compte
Une fois les étapes préalables réalisées, la procédure d’approbation du dépôt de compte peut être enclenchée. Bien entendu, cette démarche doit également suivre un certain processus.
Convoquer une assemblée générale
La tenue de l’assemblée générale a lieu suivant les termes prévus par les statuts de l’organisation. De même, le délai et le mode de convocation à cette réunion sont définis dans ce document constitutif. Toutefois, l’invitation doit être envoyée au minimum 15 jours avant la tenue de l’AG. Par ailleurs, l’expédition doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en mains propres au destinataire. Aussi, le texte des résolutions, le rapport de gestion et les comptes annuels doivent être joints à la convocation. Si l’entreprise sollicite les services d’un commissaire aux comptes, le rapport de ce dernier doit aussi être annexé à l’invitation. Bien qu’importante, cette étape n’est pas valable si vous êtes associé unique et dirigeant de votre entreprise.
La tenue de l’AG
Durant l’assemblée générale, les associés débattent de la gestion de l’entreprise effectuée lors de l’exercice précédent. De même, de nouvelles activités à entreprendre sont définies et les dividendes sont distribués. En outre, l’AG est aussi et surtout l’occasion d’approuver ou de rejeter les comptes annuels de l’année écoulée. En cas de rejet, l’affectation du résultat n’est pas votée, mais la société peut poursuivre ses activités. Par contre, la validation des comptes implique la poursuite de la procédure.
Élaborer des documents obligatoires
En cas d’approbation des comptes par l’assemblée générale, les documents indispensables au dépôt devront être rédigés. Compte tenu de son importance, cette étape est généralement confiée à un expert-comptable afin d’éviter tout risque d’erreur. Concrètement, les documents à produire sont la fiche de présence et le procès-verbal attestant les décisions prises par l’assemblée générale. Le rapport de gestion, l’arrêté des comptes et une proposition d’affectation du résultat doivent aussi être élaborés. Les informations supplémentaires considérées comme importantes peuvent également être jointes en annexe.
Une formalité obligatoire
Si créer une entreprise présente de nombreux avantages, cela impose également quelques contraintes. C’est notamment le cas de l’approbation du dépôt de compte qui est une formalité prescrite par le Code de commerce. Par ailleurs, il faut souligner que cette règle s’applique sans exception à tout type d’entreprise. Ainsi, les SA, SARL, SAS, SASU et même les EURL doivent s’y soumettre. De même, les gérants de sociétés civiles sont tenus de respecter cette formalité. Ils doivent notamment rédiger un rapport écrit indiquant les bénéfices réalisés.
Cette démarche constitue une preuve de conformité des obligations d’information vis-à-vis des associés. En tant qu’obligation légale, le non-respect de cette disposition induit inéluctablement des sanctions. Ainsi, le contrevenant se verra puni amende pouvant aller jusqu’à 9 000 euros. Par ailleurs, il importe de préciser que cette pénalité est supportée par le représentant légal de la firme. En réalité, cette disposition est fondée sur le principe de la responsabilité civile.
Vous l’aurez compris, l’approbation du dépôt de compte est une démarche essentielle pour la continuité de l’existence légale de l’entreprise. De ce fait, sa mise en œuvre ne peut se faire sans la collaboration d’un professionnel du secteur financier.
