Dans le monde du travail, il ne suffit généralement pas d’avoir une équipe pour atteindre les objectifs fixés. Il est indispensable que cette dernière soit coordonnée, et de la meilleure des façons, afin que les résultats attendus soient obtenus. Comment alors coordonner l’activité d’une équipe ?
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Qu’est-ce que la coordination d’équipe ?
La coordination d’équipe doit être comprise comme la gestion d’une équipe. Elle consiste à utiliser les ressources à la disposition de cette dernière pour atteindre le but fixé au départ. Il s’agira donc pour le coordonnateur d’équipe, d’assigner chaque membre à une tâche particulière.
Aucune tâche n’est indépendante puisqu’elles permettront toutes d’atteindre le but fixé. Il peut par exemple être question de signer un nouveau contrat, de créer un nouveau produit, d’augmenter les ventes ou encore de mener à bien un projet.
La principale idée dernière la coordination d’équipe est donc de mettre tous les collaborateurs sur la même longueur d’onde. En effet, si certains membres ne prennent pas les tâches qui leur sont confiées au sérieux, cela retardera toute l’équipe. Aussi, les qualités de chaque collaborateur doivent être utilisés à bon escient pour que chacun soit valorisé dans ce qu’il fait et que le projet avance le mieux possible.
Il revient au coordinateur de veiller à ce que les tâches soient rigoureusement accomplies dans les délais et par les personnes désignées pour cela. S’il arrivait que pour une raison ou une autre, certaines tâches ne sont pas accomplies, ce dernier doit procéder si nécessaire à une nouvelle distribution de rôle ou accorder un délai supplémentaire. C’est la synchronisation dans la réalisation des tâches qui montre que la coordination de l’équipe est bien faite.
Comment animer une équipe au quotidien ?
Le coordinateur a le devoir d’animer l’équipe au quotidien, qu’il s’agisse d’un travail à court, moyen ou long terme. Une bonne animation quotidienne permettra de créer des liens entre les membres de l’équipe. En tant que coordinateur, voici comment vous pouvez procéder.
Définir des objectifs de façon quotidienne
Pour animer une équipe, pensez à définir des objectifs au quotidien. Mais attention, vous n’avez pas besoin de refaire un calendrier tous les jours. Établissez plutôt un programme individuel hebdomadaire que vous mettrez à la disposition de tous.
Chaque jour, tous les membres de l’équipe présenteront leur mission aux autres pendant une réunion journalière et feront le point de la journée passée. Toute l’équipe saura donc qui fait quoi et qui a failli à son rôle si un retard est observé. Pour éviter d’être pointé du doigt pendant une réunion en cas de problème, chaque membre fera de son mieux pour atteindre ses objectifs quotidiens et l’objectif du leader sera de motiver et de créer une cohésion entre chacun des membres.
Prioriser la communication
La communication est la première arme de tout bon coordinateur d’équipe. Il est important de toujours écouter les autres et d’installer un climat de confiance. Pendant les réunions, montrez à chaque membre que son opinion vaut d’être entendu, même si vous n’êtes pas toujours obligé d’en tenir compte : le mieux reste de demander l’avis de chacun pour prendre une décision et qu’elle soit comprise de tous.
Et si en tant que coordinateur vous trouvez qu’un membre de votre équipe avance trop lentement, ne le confrontez pas directement devant les autres. Communiquez au préalable avec lui, écoutez ses raisons et décidez par la suite.
Il est essentiel d’écouter avant de sanctionner pour éviter les injustices et donner l’impression que la communication ne va que dans un sens. Si vous leur montrez que vous êtes disposé à les écouter, ils n’auront aucun mal à vous faire part des difficultés auxquelles ils font face dans l’exécution de leurs tâches.
Encourager les efforts
Reconnaître les efforts des membres d’une équipe est primordial pour les amener à mieux faire. Encouragez les ensemble, mais aussi individuellement. Dites-leur qu’ils font du bon boulot tout en les incitant à donner de meilleurs résultats. Il s’agira ici de trouver le bon équilibre pour chaque membre, la bonne façon de communiquer avec la personne, de l’encourager et de la féliciter.
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Quelles compétences pour coordonner une équipe ?
Pour coordonner une équipe, quelques compétences sont nécessaires, en voici deux qui nous semblent être indispensables pour tenir ce rôle.
Faire preuve de leadership
Le leadership est l’une des choses qui fera la différence entre un coordinateur et un dictateur. Le leader sait communiquer, écouter les autres, les motiver, les encourager à mieux faire et compatir tout en étant ferme dans ses décisions. C’est ce qu’on attend d’un bon coordinateur, car il s’agit de coordonner une équipe d’abord composée d’êtres humains.
Avoir le sens de l’organisation
Le coordinateur d‘équipe doit également avoir le sens de l’organisation, car pour atteindre ses objectifs rien ne s’improvise. Les tâches doivent être établies et attribuées à chaque membre. Il en est de même pour le déroulement des réunions. Chaque tâche, même infirme soit-elle doit être planifiée des jours à l’avance.
